Quién es quién en un espacio de trabajo

Un espacio de trabajo de Notion puede tener varios tipos de usuarios o roles:

• Miembros

• (Solo en el plan Enterprise) Miembros restringidos

• Invitados

• Propietarios del espacio de trabajo

• (Solo para el plan Enterprise) Administradores de membresía

• (Solo en el plan Enterprise) Propietarios de la organización

Continúa leyendo para obtener más información sobre cada tipo de usuario.

Los miembros son personas de tu empresa u organización. Pueden ser compañeros de la misma organización o personas que leen, editan y comentan muchas de las mismas páginas en un espacio de trabajo.

Los miembros pueden añadirse a los espacios de trabajo del plan gratuito sin coste alguno. Los espacios de trabajo con más de un miembro podrán usar hasta 1000 bloques en ese espacio de trabajo. Si quieres disfrutar de un uso ilimitado de bloques en el plan gratuito, tu espacio de trabajo debe contener solo un miembro. Para ello, evita añadir nuevos miembros, elimina los existentes y añade a los colaboradores como invitados. Puedes obtener más información aquí →

En los planes de pago, pagarás por cada miembro que se añada al espacio de trabajo.

Los miembros restringidos comparten muchas capacidades con los miembros habituales del espacio de trabajo: pueden crear páginas privadas, usar la IA de Notion (teniendo en cuenta sus propios permisos), iniciar sesión con SSO, añadirse a grupos de permisos y mucho más. En cuanto a la facturación, funcionan de la misma manera que si añadieras un miembro del espacio de trabajo.

Las principales diferencias de los miembros restringidos respecto al resto de miembros son las siguientes:

• Es necesario añadirlos a espacios de equipo y páginas específicos para que puedan acceder a ellos.

• No pueden crear espacios de equipo.

• Solo pueden compartir páginas con miembros que se hayan añadido a los mismos espacios de equipo y páginas que ellos.

• Solo pueden @mencionar a los miembros con los que comparten acceso a una página o a un espacio de equipo.

Puedes encontrar los controles relacionados con los miembros restringidos en Configuración. Más información aquí →

El rol de miembro del espacio de equipo engloba tanto a los miembros como a los miembros restringidos. Esto significa que un miembro restringido no puede tener un nivel de acceso inferior al de un miembro normal.

Si quieres asignar un nivel de acceso más bajo a los miembros restringidos de un espacio de equipo, tendrás que usar grupos de permisos o permisos individuales. Para ello:

1. Crea un nuevo IDP o grupo de permisos que incluya a todos los miembros del espacio de trabajo que deban formar parte del espacio de equipo. Por ejemplo, podrías llamarlo «Miembros del espacio de trabajo A».

2. Cambia el nivel de acceso del miembro del espacio de equipo al nivel que quieras asignar a los miembros restringidos.

   

3. Añade el grupo de permisos (en este caso, «Miembros del espacio de equipo A») al espacio de equipo y asígnale el nivel de acceso que quieras.

   

Los invitados son personas ajenas a tu empresa u organización a las que invitas a páginas específicas de tu espacio de trabajo. Por ejemplo, los invitados podrían ser:

• Personas que tienen un dominio de correo electrónico de organización diferente.

• Trabajadores externos o becarios que están trabajando con la empresa de forma temporal.

• Clientes que quieres que te den su opinión sobre tu trabajo.

• Amigos, familiares o mentores que vayan a contribuir a tu trabajo o a revisarlo.

A diferencia de los miembros, los invitados pueden invitar a su espacio de trabajo siempre que se mantengan dentro dellímite de invitados de su plan. Si el espacio de trabajo supera este límite, cualquier usuario nuevo con el que compartas contenido se añadirá automáticamente como miembro y no como invitado si tiene el mismo dominio de correo electrónico de la organización.

Para asegurarte de que estás añadiendo usuarios como invitados y no como miembros, tendrás que eliminar algunos invitados existentes para respetar el límite de tu plan, mejorar tu plan para aumentar el límite o ponerte en contacto con nuestro equipo comercial (para clientes que cumplan los requisitos).

Los invitados comparten muchas capacidades con los miembros, excepto:

• No se les puede conceder acceso a todo el espacio de trabajo. Deben recibir invitación a páginas individuales para ver tanto dichas páginas como las subpáginas que estas incluyan.

• No se les puede añadir a grupos de miembros.

• No pueden ajustar la configuración del espacio de trabajo ni la información de facturación.

• No pueden añadir nuevos miembros al espacio de trabajo.

• No pueden añadir nuevas integraciones al espacio de trabajo.

Una vez que un invitado haya solicitado unirse a tu espacio de trabajo como miembro, podrá crear páginas privadas en él.

Los propietarios del espacio de trabajo pueden administrar la configuración, eliminar el espacio y gestionar a otros propietarios, administradores, miembros e invitados. Cada espacio de trabajo tiene al menos un propietario. Los miembros pueden convertirse en propietarios de espacios de trabajo.

El administrador de membresía es un rol que solo existe en el plan Enterprise. Los administradores de miembros pueden agregar o eliminar miembros de espacios de trabajo o grupos, pero no pueden cambiar la configuración del espacio de trabajo. Los miembros de un plan Enterprise pueden convertirse en administradores de membresía.

Si tu organización tiene varios espacios de trabajo en Notion, estos pueden agruparse en una sola organización. Los propietarios de la organización pueden ver y gestionar todos sus espacios de trabajo y miembros en un solo lugar y aplicar la configuración a nivel global. Descubre más sobre los propietarios de la organización y los controles a nivel de la organización aquí →

Para cambiar el rol de un miembro o invitado en un espacio de trabajo, debes ser propietario del espacio de trabajo o administrador de miembros. Puedes hacerlo de la siguiente manera:

1. Ve a Configuración → Personas o Miembros (según el plan).

2. Accede a la pestaña Miembros o Invitados.

3. Abre el menú desplegable junto al rol del miembro o las páginas del invitado.

4. Selecciona propietario del espaciode trabajo, administradorde miembros o miembro. Si vas a convertir un invitado en miembro, selecciona Convertir en miembro.

Si quieres que alguien sea propietario de la organización, tú debes tener ese rol. Para ello, deberás hacer lo siguiente:

1. Abre el selector de espacios de trabajo y selecciona Gestionar organización.

2. En la configuración de tu organización, selecciona la pestaña Personas → Gestionar miembros.

3. Selecciona ••• junto al nombre de un miembro → Designar como propietario de la organización.

Para eliminar a un miembro o invitado de un espacio de trabajo, debes ser propietario del espacio de trabajo o administrador de miembros. Puedes hacerlo de la siguiente manera:

1. Ve a Configuración → Personas o Miembros (según el plan).

2. Accede a la pestaña Miembros o Invitados.

3. Dependiendo del plan y de a quién quieras eliminar:

   • Abre el menú desplegable para ver el rol o el nivel de acceso de un miembro y, a continuación, selecciona Eliminar del espacio de trabajo.

   • Abre el menú desplegable para ver las páginas a las que tiene acceso un invitado, o bien haz clic en ••• junto a un invitado y, a continuación, selecciona Eliminar o Eliminar del espacio de trabajo.